Процедура сертификации
Требования к агентствам для прохождения сертификации.
1. Устав юридического лица;
2. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя;
3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
4. Документ, подтверждающий право на использование занимаемого нежилого помещения под офис (свидетельство на право собственности или договор аренды на нежилое помещение);
5. Свидетельство, подтверждающее членство в региональной ассоциации;
6. Наличие Полиса страхования профессиональной ответственности;
7. Квалификационные аттестаты руководителей компании/ структурных подразделений, всех сотрудников
8. все сотрудники, занимающиеся риэлторской деятельностью, должны быть аттестованы, то есть иметь действующие аттестаты агента (брокера) по недвижимости, в том числе должен быть аттестован и юрист (если он есть в штате компании). Аттестации не подлежат сотрудники компании, не имеющие отношения к риэлторской деятельности (офис-менеджер, бухгалтер, водитель, уборщица и т.п.).
9. Наличие картотеки учета сотрудников, личные дела сотрудников;
10. Документы, предоставленные специализированными СМИ, подтверждающие факт ведения рекламной деятельности в сфере риэлторских услуг;
11. Утвержденные тарифы и расценки;
12. Перечень оказываемых организацией брокерских услуг;
13. Используемые формы договоров с клиентами, соответствующие перечню услуг;
14. Наличие «Уголка потребителя».
15. Книга отзывов и предложений с пронумерованными листами и прошнурованная;
16. Наличие вывески (наименование орг., орг.- правовая форма, время работы);
17. Наличие стационарной телефонной точки;
18. Наличие мест общего пользования;
19. Наличие комнаты/отдельного помещения для ведения переговоров
20. Обеспечение безопасности в помещении при взаиморасчетах между сторонами сделки;
21. Обеспечение безопасности хранения документов;
22. Наличие освещения (естественного и искусственного), отопления;
23. Наличие отдельных, удобных и обустроенных рабочих мест, согласно штатного расписания;
Порядок прохождения процедуры добровольной сертификации
При условии соблюдения вышеперечисленных требований, предъявляемых к кандидатам на прохождение процедуры сертификации, Заявитель заполняет Заявку на проведение работ по сертификации, прилагает к ней документы согласно Перечню и весь пакет документов представляет в Орган по сертификации при Гильдии Риэлторов Курганской области.
Органом по сертификации проверяется полнота и качество предоставленных материалов. Если недостает каких-либо материалов либо документов - предоставляется время на устранение недостатков. При отсутствии замечаний к документам - заключается Договор на проведение работ по сертификации и Заявитель оплачивает первую часть взноса по сертификации согласно Прейскуранту цен.
Определяется дата и время посещения комиссией офисного помещения (помещений) для осуществления комплексной проверки. Комиссия действует на основании приказа руководителя Органа по сертификации. Комплексная проверка проводится в соответствии с Перечнем элементов, подлежащих проверке при инспектировании риэлторских компаний.
По результатам комплексной проверки составляется акт (при наличии нарушений и недостатков, выявленных в ходе проверки – устанавливается срок их устранения), который подписывается всеми членами комиссии и доводится до Заявителя.
После сбора и экспертизы необходимых документов, отдел по сертификации ГРК готовит материалы по Заявителю на заседание Управляющего совета Органа по сертификации. На заседании Управляющего совета Органа по сертификации рассматривается информация от комиссий ГРК (по этике и информации и рекламе) о наличии (отсутсвии) замечаний к Заявителю за последний год работы. На заседании Управляющего совета рассматриваются также справки об имевшихся обращениях граждан в отношении Заявителя и принятых по данным обращениям мерам от председателя Комитета по защите прав потребителей.
На заседании Управляющего совета по сертификации принимается решение не только о выдаче сертификата, но и сроке его действия. Срок сертификата может быть установлен от 1 года (минимально) до 3 лет (максимально), в зависимости от ряда факторов, как например, наличие (отсутствие) нарушений, стаж работы компании, опыт сотрудников, комфортность офисного помещения и др.
О решении Управляющего совета в течение 2 дней сообщается Заявителю в устной форме (при принятии Управляющим советом отрицательного решения - в письменной форме в виде выписки из протокола Совета). Определяется дата и время прибытия директора компании Заявителя для заключения Соглашения на весь период действия сертификата, оплаты второй части взноса по сертификации согласно Прейскуранта, получения сертификата, а также возвращаются Заявителю Форма №1, типовые договоры и книга заявлений и предложений, заверенные печатью Органа по сертификации.
В Соглашении по сертификации определяются права и обязанности Заявителя и Органа по сертификации, порядок и сроки плановых и внеплановых инспекторских проверок, порядок приостановки и аннулирования сертификата.
Документы, необходимые для проведения процедуры сертификации
Элементы, подлежащие проверке